Представьте себе идеальное рабочее место, где общение между коллегами происходит открыто, профессионально и дружелюбно. Проекты реализуются успешно и в срок, потому что главные исполнители знают о том, что и когда они делают. Вопросы свободно задают и на них вовремя отвечают. Все винтики работают безупречно, как в лучших швейцарских часах.
К сожалению, часто все не так. Непонимание, споры и пропущенные сроки прибавляют стресса рабочему процессу. Так как улучшить коммуникации в команде, чтобы она работала слаженно, как настоящая … команда?
Попробуйте воспользоваться нашими рекомендациями прямо сейчас и сразу увидите результаты:
1. Установите политику открытых дверей, ведь на этом строится доверие к руководству.
Такая политика подразумевает, что каждый может задать вопросы руководителю, озвучить проблемные вопросы и выдвинуть идеи в любое время. Это важная часть доверия между членами команды. Если сделать руководство недостижимым, то для остальных сотрудников это будет означать, что их не ценят. Быть открытым для общения с сотрудниками – принципиальное требование к успешному менеджеру.
Когда Вы открываете условные двери для общения, откройте также настоящие. Отсутствие физических препятствий между сотрудниками создает чувство взаимного доверия и поощряет к открытому обмену идеями.
2. Будьте открытыми для взаимной обратной связи
Конструктивная критика нужна, чтобы быть полезной. Чтобы извлечь пользу из обратной связи, важно, чтобы она была понятной сторонам. Простое «исправь это» в ответ на подготовленный проект никому не поможет. Чтобы быть эффективной, обратной связи нужно быть ясной и детализированной. Никто не совершенен, поэтому каждому нужно время от времени немного конструктивной критики.
3. Четко определяйте круг задач, чтобы всем была понятна зона ответственности
Невозможно эффективно справиться с задачей, если не понятно, что конкретно нужно сделать. Убедитесь, что члены команды знают масштабы проекта, и чтобы каждый понимал, в чем заключается его ответственность. Регулярно собирать команду, чтобы проверять, как продвинулась работа, задавать вопросы — это еще один способ, чтобы убедиться в том, что все знают, что от них требуется.
4. Отвлекайтесь от серьезных занятий на развлечения, чтобы поддержать моральный настрой сотрудников.
Чтобы наладить общение в команде, часто используют тимбилдинговые упражнения. Вместо того, чтобы привлекать сотрудников к таким мероприятиям, которые не все любят, предлагаем Вам собираться и поиграть с ними в карточные игры (только не на деньги, конечно). Устраивайте небольшие вечеринки с пиццей раз в месяц. В комнате для отдыха поставьте коробки с настольными играми.
Хорошо подходит для этой цели участие в квестах в реальности. Когда коллеги чувствуют себя свободно друг с другом, они конечно будут лучше общаться между собой. Чувство, когда коллектив как члены семьи, заставляет большинство людей усерднее работать, чтобы достичь общих целей.
5. Придайте смысл кофе-брейкам
Сохраняя стиль тим-билдинга, перерыв на кофе для коллектива позволит сотрудникам неформально общаться на рабочем месте. Кофе – это топливо, которое помогает людям быть активными в течение дня, поэтому, почему бы не сделать процесс более продуктивным и приятным? Исследования показали, что разговоры над чашкой кофе, неважно, относятся они к работе или нет, способствуют здоровой коммуникации между людьми и поощряют к обмену идеями.
6. Тренинг по коммуникациям «перезапустит» потенциал команды.
Такой тренинг будет эффективным средством для улучшения общения внутри команды, ведь он затрагивает базовые навыки общения и включает в себя искусство презентации, делового письма или менеджмента. Обучение стоит недешево, но преимущества, которые от него можно получить, намного перевешивают цену.
7. Определитесь, какая форма коммуникации лучше работает в коллективе.
Разные ситуации потребуют разных видов коммуникации. Для проектов, в которых члены команды работают удаленно, видеоконференция будет лучшим способом информировать участников о состоянии дел и рабочих задач. Для внутренних проектов очные встречи — самый продуктивный способ. Общение по электронной почте — популярный способ общения в последнее время, но даже оно иногда оказывается неэффективным и ненадежным. Например, если электронные письма попадают в спам, или их банально пропустили и не прочитали вовремя.
8. Используйте программы управления менеджментом для большей прозрачности процесса.
Сейчас во многих организациях пользуются хранением данных в облаке. Это позволяет добиться прозрачности отношений в команде. Члены команды отслеживают прогресс в работе, оставляют комментарии для коллег и сотрудничают с ними
9. Определитесь, кто в команде будут групп-лидерами и поддерживайте их.
При работе с большинством проектов, как правило, назначается главный руководитель и несколько менеджеров среднего уровня, которые руководят небольшими группами людей. Если определить с самого начала, кто будет выполнять эти функции, сотрудникам будет понятно, к кому обратиться при возникновении проблем или вопросов.
10. Подчеркивайте сильные стороны каждого и правильно ими пользуйтесь.
Помните, что не все общаются одинаково. Визуалы предпочитают обмениваться информацией в письменном виде, в то время как аудиалы больше любят общаться по телефону, через видео чат или лично. Покажите команде, что Вы цените их индивидуальность и понимаете, какой вид коммуникации подойдет именно им. Этим Вы покажете сотрудникам, что понимаете их значимость для результата. Если сотрудник чувствует себя значимым, он свернет горы и добьется поставленных целей.
11. Будьте честны и открыты с сотрудниками.
Возможно, самым эффективным методом улучшить общение между коллегами, будет установить чувство доверия между членами команды. Прозрачность – ключевое слово. Если сотрудники почувствуют, что от них прячут секретную информацию, доверию сразу же придет конец. Конечно, некоторые факты лучше оставить без огласки, но члены команды должны понимать, почему им это знать не полагается. Будьте открытыми и честными с сотрудниками, и убедите их, что Вам можно доверять.
12. Используйте мобильные устройства.
Сейчас все пользуются смартфонами или другими мобильными устройствами. Потребность в быстром получении информации знакома всем. Почему же тогда не воспользоваться преимуществами, которые они дают? Существуют мобильные приложения, которые помогают членам команды оставаться в курсе в вопросах работы с проектом.
13. Проведите анонимный опрос.
Не всегда просто получить от сотрудника честный и искренний ответ на некоторые вопросы. Чтобы понять потребности и проблемы подчиненных, проведите анонимный опрос. Предложите сотрудникам ответить на вопросы и поделиться проблемами. Люди будут отвечать честно, если они уверены, что их мнение будет анонимно.
14. Примите на себя ответственность за ошибки.
Лучшие управленцы – те, которые умеют нести ответственность за подчиненных. Здесь имеется в виду умение принимать на себя вину за ошибки и признавать за собой возможность ошибаться.
Все совершают ошибки, поэтому признавая за собой недостатки, Вы покажете подчиненным, что Вы такой же человек, как и они.
Используя некоторые или все из этих советов, Вы объедините команду, улучшите коммуникации и сделаете, чтобы работа приносила меньше стресса и больше удовольствия. Это приведет к улучшению качества работы с проектами, лучшему контролю над бюджетом и увеличению качества обслуживания клиентов. Когда работа становится вторым домом, а коллеги становятся второй семьей, это положительно сказывается на работе коллектива.
